Datenschutzrichtlinie

Unsere Verpflichtung zum Datenschutz

Als Agentur für Verhaltensplanung erstellen wir Medienpläne, die auf der Kenntnis des Verhaltens von Menschen basieren, und versuchen zu verstehen, warum Menschen so denken, fühlen und handeln, wie sie es tun. Um dieses Verständnis zu fördern, nutzen wir eine Vielzahl unterschiedlicher Forschungs- und Informationsquellen, von Ethnografie über Neurowissenschaften und Verhaltensökonomie bis hin zur Datenanalyse. Dieses detaillierte Verständnis hilft uns, die Kommunikation mit den Kunden und potenziellen Kunden unserer Auftraggeber zu verbessern.

Da Daten die Grundlage für dieses Verständnis bilden, haben wir uns als Unternehmen verpflichtet, stets verantwortungsbewusst mit allen Daten umzugehen, die wir besitzen, und diese Daten nur dazu zu verwenden, um die Art und Weise zu verbessern, wie wir relevante und hilfreiche Botschaften an Menschen vermitteln.

Der Schutz und die sichere Speicherung unserer Daten haben für uns oberste Priorität. Unsere Datenschutzrichtlinie soll Ihnen einen Überblick darüber geben, wie wir diese Daten verwenden und speichern.

Es ist uns sehr wichtig, dass sich alle Gäste, Kunden, Medieninhaber und Mitarbeiter mit der Art und Weise, wie wir Daten verwenden, vollkommen wohlfühlen. Bitte zögern Sie daher nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie Fragen haben oder weitere Zusicherungen zu unserer Verpflichtung zum Datenschutz wünschen.

Lucas Brown Chief Strategy Officer bei Total Media Group

Wenn Sie Fragen zu unserer Datenschutzerklärung haben, senden Sie uns bitte eine E-Mail an datapolicyteam@totalmedia.co.uk

Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail-Adresse nur so lange gespeichert wird, wie wir Ihre Anfrage bearbeiten.

Unsere Datenschutzrichtlinie

Einleitung

Unsere Datenschutzerklärung erläutert ausführlich, welche Arten von personenbezogenen Daten wir über Sie erheben können, wenn Sie mit uns interagieren oder uns Informationen zur Verfügung stellen, sei es als Besucher unserer Website und unserer Büros, als Kunden oder Medieninhaber, die mit uns zusammenarbeiten, oder als Mitarbeiter unserer Unternehmensgruppe. Sie erläutert, wie und warum wir diese Daten speichern und verarbeiten und welche Sicherheitsmaßnahmen wir zu ihrem Schutz ergreifen.

Wir hoffen, dass die folgenden Informationen alle Ihre Fragen beantworten. Sollte dies nicht der Fall sein, wenden Sie sich bitte an uns unter datapolicyteam@totalmedia.co.uk

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1. ALS GAST VON TOTAL MEDIA

1.1 WEBSITE-GÄSTE

1. WELCHE PERSONENBEZOGENEN DATEN ERFASSEN WIR UND WIE ERFASSEN WIR SIE?

Wir erfassen und speichern personenbezogene Daten, die Sie uns während Ihrer Nutzung der Website freiwillig übermitteln. Wenn Sie uns über kontaktieren, erfassen wir möglicherweise Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und weitere personenbezogene Daten von Ihnen, wie beispielsweise Ihre Meinung zu unserem Service.

Durch die Verwendung von Cookies erfassen wir möglicherweise auch personenbezogene Daten über Ihr Mobilgerät oder die Computerhardware und -software, die Sie für den Zugriff auf den Dienst verwenden. Dazu können folgende Daten gehören:

• Browsertyp;
• Betriebssystem und Gerätetyp;
• ungefährer Standort (z. B. London);
• Zugriffszeiten und -daten; und
• Adressen der verweisenden Websites.

Weitere Informationen zu den von uns verwendeten Cookies und zur Verwaltung Ihrer Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie unten.

2. WIE VERWENDEN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN?

Unser vorrangiges Ziel bei der Erfassung Ihrer personenbezogenen Daten ist es, unsere Website zu verbessern und unseren Gästen relevante Inhalte und Dienstleistungen anzubieten. Wir verwenden diese Informationen auch, um mit Ihnen zu kommunizieren und alle auf der Website gestellten Anfragen, wie z. B. Supportanfragen, zu bearbeiten.

• Informationsanfragen und Feedback.

Unser Service umfasst verschiedene Benutzeroberflächen, über die Besucher weitere Informationen zu unseren Produkten und Dienstleistungen anfordern, die Funktionen der Website nutzen oder uns Feedback dazu geben können. In jedem Fall können Kontaktinformationen sowie relevante Informationen über Sie und/oder Ihre Branche und Details zu Ihrer Anfrage oder Ihrem Feedback angefordert werden. Diese Informationen werden verwendet, damit wir auf Ihre Anfragen oder Ihr Feedback reagieren können.

• Serviceverwaltung.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten verwenden, um:

• den Dienst zu entwickeln und zu verbessern;
• Ihnen administrative E-Mails über den Dienst zu senden; und
• Sie zu kontaktieren, um Ihre Fragen zu beantworten.
• Analyse der Website-Nutzerdaten.

Unsere Webseiten und E-Mails enthalten Tracking-Pixel, die eine kleine Textdatei, ein sogenanntes „Cookie”, auf Ihrem Computer oder Gerät auslösen. Das Cookie speichert ausgewählte Informationen basierend auf Ihrem Besuch. Auf diese Weise können wir die Anzahl der Nutzer, die eine Webseite besucht haben, sowie den Empfang oder das Öffnen einer E-Mail verfolgen. Anhand dieser Informationen können wir die Wirksamkeit unserer Inhalte und die Nutzung unserer Website durch die Besucher messen.

Wenn Sie auf eine E-Mail-Marketingnachricht von uns klicken, die Tracking-Pixel enthält, können Ihre Kontaktdaten anschließend mit der Quell-E-Mail und allen relevanten Informationen abgeglichen werden.

In einigen unserer E-Mail-Nachrichten verwenden wir eine „Click-through-URL“, die mit bestimmten Websites verknüpft ist, die von uns oder in unserem Auftrag verwaltet werden. Wir können Click-through-Daten verfolgen, um das Interesse an bestimmten Themen zu ermitteln und die Wirksamkeit dieser Mitteilungen zu messen.

3. WIE ERHALTEN WIR IHRE ZUSTIMMUNG?

Wenn unsere Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten Ihre Einwilligung erfordert, können Sie diese Einwilligung erteilen: zum Zeitpunkt der Erfassung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß den bereitgestellten Anweisungen oder indem Sie uns per E-Mail, Post oder Telefon unter Verwendung der in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten informieren.

4. LINKS UND DIENSTLEISTUNGEN VON DRITTANBIETERN

Unsere Website kann Links zu Websites und Diensten Dritter enthalten. Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzerklärung nicht mehr gilt, wenn Sie einen Link verwenden, um von unserem Dienst zu einer anderen Website zu gelangen.

Ihr Surfen und Ihre Interaktion auf anderen Websites oder Ihre Geschäfte mit anderen Drittanbietern unterliegen den eigenen Regeln und Richtlinien dieser Websites oder Drittanbieter.

Wir überwachen, kontrollieren oder unterstützen die Datenschutzpraktiken Dritter nicht.

Wir empfehlen Ihnen, sich mit den Datenschutzpraktiken jeder Website, die Sie besuchen, oder jedes Drittanbieters, mit dem Sie zu tun haben, vertraut zu machen und sich bei Fragen zu deren jeweiligen Datenschutzrichtlinien und -praktiken an diese zu wenden.

Diese Datenschutzrichtlinie gilt ausschließlich für personenbezogene Daten, die von uns über unsere Website erfasst werden, und gilt nicht für diese Websites von Drittanbietern und Drittanbieter.

5. WIE LANGE SPEICHERN WIR PERSONENBEZOGENE DATEN?

Siehe Abschnitt 5: Aufbewahrung unten.

6. WEITERGABE VON INFORMATIONEN

Wir geben keine Ihrer auf unserer Website erfassten personenbezogenen Daten und Unternehmensdaten ohne Ihre vorherige schriftliche Zustimmung weiter, es sei denn

• wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, um geltendem Recht, gerichtlichen Anordnungen, anderen gerichtlichen Verfahren oder den Anforderungen einer Aufsichtsbehörde nachzukommen.
• wir eine Sicherheitsanalyse auf der Website durchführen müssen und diese Daten für diesen Zweck erforderlich sind.

2. ALS GAST VON TOTAL MEDIA

1.2 GAST IN UNSEREN BÜROS

1. WELCHE PERSONENBEZOGENEN DATEN ERFASSEN WIR UND WIE ERFASSEN WIR SIE?

Wenn Sie eines unserer Büros betreten, fragen wir Sie nach Ihrem Namen und Ihren Unternehmensdaten. Diese werden in einer elektronischen Schnittstelle an der Rezeption erfasst oder von einem unserer Rezeptionisten oder einem anderen hilfsbereiten Mitarbeiter notiert.

Als Gast unseres Unternehmens werden Sie durch Hinweisschilder über die Verwendung von Videoüberwachung in unseren Büroräumen zu Sicherheits- und Kriminalitätspräventionszwecken informiert.

2. WIE VERWENDEN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN?

Ihr Name und Ihre Unternehmensdaten werden ausschließlich dazu verwendet, unsere Gäste an den zuständigen Mitarbeiter von Total Media weiterzuleiten, und werden nach dieser Vorstellung nicht weiter gespeichert.

Die CCTV-Aufnahmen werden zum Schutz unseres Unternehmens vor Betrug verwendet und nur für einen Zeitraum von 30 Tagen aufbewahrt, sofern gesetzlich nichts anderes vorgeschrieben ist.

3. WEITERGABE VON DATEN

Wir geben keine Ihrer persönlichen und geschäftlichen Daten weiter, die in unseren Büros erfasst wurden, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet, um geltendem Recht, Gerichtsbeschlüssen, anderen gerichtlichen Verfahren oder den Anforderungen einer Aufsichtsbehörde nachzukommen.

2. ARBEIT MIT DEN DATEN UNSERER KUNDEN

1. AGIERT TOTAL MEDIA ALS DATENVERARBEITER ODER DATENVERANTWORTLICHER?

In den meisten Fällen fungieren wir in Bezug auf die personenbezogenen Daten unserer Kunden als Datenverarbeiter.

In unserem vereinbarten Arbeitsumfang und unseren Dienstleistungsverträgen mit unseren Kunden wird davon ausgegangen, dass dies immer der Fall ist, sofern nicht anders vereinbart und von beiden Parteien bestätigt.

Wenn Total Media jedoch die Zwecke und die Art und Weise der Verarbeitung personenbezogener Daten festlegt, agieren wir als gemeinsame Datenverantwortliche. Diese Änderung in unserer Beziehung wird schriftlich in Absprache mit dem Projekt oder dem Arbeitsumfang mitgeteilt.

2. WELCHE DATEN SPEICHERN WIR FÜR UNSERE KUNDEN UND WARUM?

Um die Kampagnen und Marketingaktivitäten für unsere Kunden zu optimieren, müssen wir gelegentlich deren personenbezogene Daten verarbeiten. Diese Daten werden direkt von den Unternehmen unserer Kunden generiert, die gesetzlich verpflichtet sind, sicherzustellen, dass die erforderliche Zustimmung zur Speicherung dieser Informationen und zur Weitergabe an relevante Dritte eingeholt wurde.

Wir benötigen diese Daten, um das Verhalten der Personen zu verstehen, die mit den Unternehmen unserer Kunden in Kontakt treten, damit wir deren Marketingbudgets optimieren können, indem wir eine höhere Relevanz bei der Bereitstellung von Werbebotschaften für ihre bestehenden und potenziellen Kunden sicherstellen.

Die von uns verwendeten Daten können Folgendes umfassen:

• Name und Adresse
• E-Mail-Adresse
• Social-Media-Handles/Benutzernamen
• IP-Adresse
• Geografische Daten
• Zugriffszeiten und -daten
• Adressen der verweisenden Websites.
• Website-Analysen und pixelbasierte Tracking-Daten

Wenn Sie befürchten, dass wir personenbezogene Daten von Ihnen gespeichert haben, und diese lieber löschen lassen möchten, senden Sie uns bitte eine E-Mail andataprivacyteam@totalmedia.co.uk und beantragen Sie eine Überprüfung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir werden unsere Datenbank nach Ihren personenbezogenen Daten durchsuchen und diese gegebenenfalls löschen. Nach Abschluss dieser Überprüfung werden wir Sie darüber informieren, ob wir Daten gefunden haben, die Sie betreffen, und Ihnen die Löschung dieser Daten bestätigen. Wir werden auch unseren Kunden, zu dem Ihre Daten gehören, über diese Anfrage informieren, der sich möglicherweise direkt mit Ihnen in Verbindung setzen wird. Wir empfehlen Ihnen jedoch dringend, sich direkt an den Kunden zu wenden und ihn zu bitten, Ihre personenbezogenen Daten aus seiner Datenbank zu löschen.

3. WIE LANGE SPEICHERN WIR PERSONENBEZOGENE DATEN?

Siehe Abschnitt 5: Aufbewahrung unten.

4. WEITERGABE VON INFORMATIONEN

Möglicherweise müssen wir die Daten unserer Kunden, die einige personenbezogene Informationen enthalten, an Tochtergesellschaften, verbundene Unternehmen und andere verbundene Unternehmen weitergeben, um die Kommunikation mit den Kunden und potenziellen Kunden unserer Kunden zu verbessern.

• Damit diese Ihre personenbezogenen Daten in unserem Auftrag verarbeiten können, um die Aktivitäten unserer Kunden in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung zu optimieren.
• Zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen.

Die personenbezogenen Daten unserer Kunden können auch an potenzielle Käufer weitergegeben werden, wenn wir einen Unternehmensübergang wie eine Fusion, eine Übernahme durch ein anderes Unternehmen oder den Verkauf aller oder eines Teils unserer Vermögenswerte durchlaufen.

Alle anderen Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden möchten, werden Ihnen entweder durch eine Aktualisierung unserer Datenschutzerklärung mitgeteilt.

3. ZUSAMMENARBEIT MIT MEDIENBETREIBERN

1. AGIERT TOTAL MEDIA ALS DATENVERARBEITER ODER DATENVERANTWORTLICHER?

In den meisten Fällen, in denen wir mit personenbezogenen Daten von Medieninhabern umgehen, agieren wir als Datenverantwortlicher, da wir den Zweck und die Art und Weise der Verarbeitung personenbezogener Daten festlegen.

2. WELCHE DATEN GEBEN WIR AN MEDIENUNTERNEHMEN WEITER?

Wir geben gelegentlich personenbezogene Daten unserer Kunden an Medieninhaber weiter, um die Effizienz und Relevanz unserer Kommunikation zu verbessern.

Die von uns verwendeten Daten können Folgendes umfassen:

• Name und Adresse
• E-Mail-Adresse
• Social-Media-Handles/Benutzernamen
• IP-Adresse
• Geografische Daten
• Zugriffszeiten und -daten
• Adressen der verweisenden Websites.
• Website-Analysen und pixelbasierte Tracking-Daten

Wenn Sie befürchten, dass wir personenbezogene Daten von Ihnen gespeichert haben, und diese lieber löschen lassen möchten, senden Sie uns bitte eine E-Mail andataprivacyteam@totalmedia.co.uk und beantragen Sie eine Überprüfung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir werden unsere Datenbank nach Ihren personenbezogenen Daten durchsuchen und diese gegebenenfalls löschen. Nach Abschluss dieser Überprüfung werden wir Sie darüber informieren, ob wir Daten gefunden haben, die Sie betreffen, und Ihnen die Löschung dieser Daten bestätigen. Wir werden auch unseren Kunden, zu dem Ihre Daten gehören, über diese Anfrage informieren, der sich möglicherweise direkt mit Ihnen in Verbindung setzen wird. Wir empfehlen Ihnen jedoch dringend, sich direkt an den Kunden zu wenden und ihn zu bitten, Ihre personenbezogenen Daten aus seiner Datenbank zu löschen.

3. DSGVO-KONFORME PARTNER

Bei der Auswahl unserer Medienpartner und Lieferanten führen wir stets eine angemessene Sorgfaltsprüfung durch, um so weit wie möglich sicherzustellen, dass unsere Medienpartner die von uns bereitgestellten Daten ethisch und in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung verwalten.

4. WEITERGABE VON INFORMATIONEN

Möglicherweise müssen wir die personenbezogenen Daten unserer Kunden an Medieninhaber weitergeben, damit diese Ihre personenbezogenen Daten in unserem Auftrag verarbeiten können, um die Aktivitäten unserer Kunden in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung zu optimieren.

Alle anderen Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden möchten, werden Ihnen entweder durch eine Aktualisierung unserer Datenschutzrichtlinie mitgeteilt.

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Medieninhaber außerhalb des EWR weiter.

4. UNSERE MITARBEITER BEI TOTAL MEDIA

4.1 Woher stammen die Daten und wer kann sie einsehen?

Einige der personenbezogenen Daten, die wir über Sie verarbeiten, stammen von Ihnen. Beispielsweise teilen Sie uns Ihre Kontakt- und Bankdaten mit. Im Laufe Ihres Arbeitsverhältnisses müssen Sie uns möglicherweise Informationen für andere Zwecke zur Verfügung stellen, z. B. für Krankengeld (und SSP) und Familienrechte (z. B. Mutterschaftsgeld).

Andere personenbezogene Daten über Sie werden im Rahmen Ihrer Arbeit generiert, beispielsweise von Ihren Vorgesetzten, Kollegen und Kunden oder anderen Personen außerhalb unserer Organisation, mit denen Sie zu tun haben.

Ihre personenbezogenen Daten werden intern von Vorgesetzten, der Personalabteilung und unter bestimmten Umständen auch von Kollegen eingesehen. Wir können Ihre Daten auch außerhalb der Organisation weitergeben, wenn die Weitergabe mit einem von uns geltend gemachten Verarbeitungsgrund vereinbar ist und dies rechtmäßig und fair Ihnen gegenüber ist.

Wir können Ihre Daten offenlegen, wenn dies für unsere berechtigten Interessen als Organisation oder die Interessen eines Dritten erforderlich ist (wir werden dies jedoch nicht tun, wenn Ihre Interessen und Rechte, insbesondere Ihr Recht auf Privatsphäre, überwiegen). Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch offenlegen, wenn Sie zustimmen, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind und im Zusammenhang mit strafrechtlichen oder behördlichen Ermittlungen.

Zu den besonderen Umständen, unter denen Ihre personenbezogenen Daten offengelegt werden können, gehören:

• Weitergabe an Organisationen, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, wie z. B. unser Lohnbuchhaltungsdienst, Versicherer und andere Leistungsanbieter, unsere Bank und Organisationen, die unsere IT-Systeme und Daten hosten;
• Weitergabe an externe Empfänger elektronischer Mitteilungen (z. B. E-Mails), die Ihre personenbezogenen Daten enthalten;
• Zum Zwecke der Einholung von Rechtsberatung.
• Weitergabe auf vertraulicher Basis an einen potenziellen Käufer unseres Unternehmens oder unserer Firma zum Zwecke der Bewertung – jedoch nur, wenn wir einen Verkauf in Betracht ziehen;

Wenn Sie uns Informationen, zu deren Angabe Sie gesetzlich oder vertraglich verpflichtet sind, nicht zur Verfügung stellen, können Sie Leistungen verlieren oder wir können beschließen, Sie nicht einzustellen oder Ihren Vertrag zu kündigen. Der Grund dafür ist, dass wir möglicherweise nicht in der Lage sind, den mit Ihnen geschlossenen Vertrag zu erfüllen (z. B. Sie zu bezahlen oder Ihnen eine Leistung zu gewähren) oder dass wir daran gehindert werden, unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen (z. B. die Gesundheit und Sicherheit unserer Mitarbeiter zu gewährleisten).

4.2 Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nicht für einen bestimmten Zeitraum auf, sondern nur so lange, wie es für unsere Zwecke erforderlich ist. Im Allgemeinen bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer Ihres Arbeitsverhältnisses und für einen Zeitraum danach auf. Bei der Entscheidung über die Aufbewahrungsdauer berücksichtigen wir die Relevanz für unser Unternehmen und Ihr Arbeitsverhältnis, entweder als Aufzeichnung oder für den Fall einer Rechtsforderung. Wenn Ihre Daten nur für einen kurzen Zeitraum nützlich sind (z. B. CCTV), können wir sie löschen.

4.3 Die von uns verarbeiteten Daten und unsere Zwecke

Beispiele für die Daten und die Gründe, aus denen wir Daten verarbeiten, sind in der folgenden Tabelle aufgeführt. Diese Liste ist nicht vollständig.

Zweck	Beispiele für personenbezogene Daten, die verarbeitet werden können	Gründe für die Verarbeitung
Personalbeschaffung	Informationen zu Ihrer Bewerbung bei und unsere Bewertung dieser Bewerbung Ihre Referenzen, etwaige Überprüfungen, die wir zur Verifizierung der angegebenen Informationen durchführen, oder Hintergrundüberprüfungen sowie alle Informationen im Zusammenhang mit Ihrer Arbeitserlaubnis im Vereinigten Königreich. Wir können auch Informationen über Ihre Gesundheit, etwaige Behinderungen und im Zusammenhang mit Anpassungen der Arbeitsbedingungen verarbeiten.	Vertrag Gesetzliche Verpflichtung Berechtigte Interessen
Ihr Arbeitsvertrag, einschließlich dessen Abschluss, Erfüllung und Änderung.	Persönliche Kontaktdaten wie Name, Adresse und persönliche E-Mail-Adresse. Beschäftigungsunterlagen (einschließlich Berufsbezeichnungen, beruflicher Werdegang und Arbeitszeiten). Einstellungsunterlagen (einschließlich Kopien von Arbeitsberechtigungsdokumenten, Referenzen und anderen Informationen, die in einem Lebenslauf oder Anschreiben oder als Teil des Bewerbungsverfahrens enthalten sind). Gewährung bestimmter Leistungen an Mitarbeiter. Dies kann beispielsweise die Zusammenarbeit mit der Rentenversicherung oder dem privaten Krankenversicherer Ihrer Agentur umfassen.	Vertrag Gesetzliche Verpflichtung Berechtigte Interessen
Kontaktaufnahme mit Ihnen oder anderen Personen in Ihrem Namen	Kontaktdaten wie oben aufgeführt und Telefonnummern.	Vertrag Berechtigte Interessen
Lohn- und Gehaltsabrechnung	Sozialversicherungsnummer. Bankverbindung, Lohnabrechnungsunterlagen und Angaben zum Steuerstatus. Informationen zu Gehalt, Jahresurlaub, Rente und Sozialleistungen.	Vertrag Gesetzliche Verpflichtung Berechtigte Interessen
Unterstützung und Verwaltung Ihrer Arbeit und Leistung sowie aller gesundheitlichen Belange	Leistungsinformationen einschließlich Beurteilungsunterlagen Arbeitsverlauf, Arbeitszeiten, Urlaubs- und Schulungsunterlagen. Gesundheits- und Krankheitsunterlagen. Feststellung der Arbeitsfähigkeit eines Mitarbeiters. Verwaltung von krankheitsbedingten Fehlzeiten.	Vertrag Gesetzliche Verpflichtung Berechtigte Interessen
Änderung oder Beendigung Ihrer Arbeitsvereinbarungen	Anträge auf flexible Arbeitszeiten Kündigungs-/Austrittsunterlagen	Vertrag Berechtigte Interessen
Physische und Systemsicherheit	CCTV-Aufnahmen und andere Informationen, die durch elektronische Mittel wie beispielsweise Magnetkartenaufzeichnungen gewonnen werden. Informationen über die Nutzung Ihrer Kommunikationssysteme durch einen Mitarbeiter.	Gesetzliche Verpflichtung Berechtigte Interessen
Bereitstellung von Referenzen im Zusammenhang mit Ihrer Stellensuche	Gehaltsinformationen, Berufsbezeichnungen und beruflicher Werdegang.	Einwilligung Berechtigte Interessen
Weitergabe von Informationen an Dritte im Zusammenhang mit Transaktionen, die wir in Betracht ziehen oder durchführen	Sozialversicherungsnummer. Bankkontoinformationen. Informationen zu Sozialleistungen.	Berechtigte Interessen
Überwachung von Vielfalt und Chancengleichheit	Formulare zur Überwachung der Chancengleichheit.	Berechtigte Interessen
Überwachung und Untersuchung der Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften – sowohl allgemein als auch spezifisch	Disziplinarische Informationen. Informationen über die Nutzung der Informations- und Kommunikationssysteme der Agentur durch einen Mitarbeiter.	Berechtigte Interessen
Streitigkeiten und Gerichtsverfahren	Informationen zur Personalbeschaffung. Beschäftigungsunterlagen. Informationen zur Leistung. Informationen zu Disziplinarmaßnahmen und Beschwerden.	Berechtigte Interessen Gesetzliche Verpflichtung
Tägliche Geschäftsabläufe, einschließlich Marketing und Kunden-/Klientenbeziehungen	Fotos. Namen. Arbeitsort/Arbeitsplatz. Berufliche Laufbahnen.	Vertrag
Führen Sie während und nach Ihrer Beschäftigung angemessene Geschäfts sunterlagen.	Beruflicher Werdegang. Ausbildungsunterlagen. Mitgliedschaften in Berufsverbänden. Notfallkontaktdaten.	Berechtigte Interessen

4.4 WEITERGABE VON INFORMATIONEN

Wir geben keine Ihrer bei Total Media gespeicherten personenbezogenen Mitarbeiterdaten ohne Ihre vorherige schriftliche Zustimmung weiter, es sei denn:

• wir ein berechtigtes geschäftliches Interesse haben, wie in den von uns verarbeiteten Mitarbeiterdaten und im Abschnitt „Zweck“ dieser Richtlinie dargelegt.
• wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, um geltendem Recht, gerichtlichen Anordnungen, anderen gerichtlichen Verfahren oder den Anforderungen einer Aufsichtsbehörde nachzukommen.

5. DATENSPEICHERUNG

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten erheben oder verarbeiten, speichern wir diese nur so lange, wie es für den Zweck, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist.

Nach Ablauf dieser Aufbewahrungsfrist werden Ihre Daten entweder vollständig gelöscht oder anonymisiert, beispielsweise durch Aggregation mit anderen Daten, sodass sie in nicht identifizierbarer Form für statistische Analysen und die Geschäftsplanung verwendet werden können.

Unsere Datenaufbewahrungsfristen

• Besucher des Unternehmens – 1 Tag.
• Speicherdauer von CCTV-Aufnahmen – 30 Tage.
• Verschlüsselte Dateien, die von Kunden auf unsere SFTP- oder FTPS-Seiten übertragen werden – 7 Tage.
• Sicherungskopie unserer FTPS- oder SFTP-Seiten – 3 Wochen.
• Cookie-Daten – maximal 2 Jahre.
• Serverbasierte Speicherung von personenbezogenen Daten von Kunden oder Medieninhabern – maximal 2 Jahre.
• Mitarbeiterdaten – für die Dauer des Arbeitsverhältnisses und anschließend für einen Zeitraum von 7 Jahren nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
• Elektronische Korrespondenz, die einem Mitarbeiter von Total Media im Laufe seines Arbeitsverhältnisses zur Verfügung gestellt wurde – maximal 7 Jahre.

Wir gestatten es niemandem, personenbezogene Daten auf PCs oder tragbaren Geräten zu speichern, um das Risiko von Verlust oder Diebstahl zu minimieren. Bei Verlust oder Diebstahl eines Geräts wird dieses jedoch aus der Ferne gesperrt oder gelöscht.

6. VERTRAULICHKEIT UND SICHERHEIT

Wir verpflichten uns, die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten sicher zu verwahren, und werden alle angemessenen Vorkehrungen treffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch oder Veränderung zu schützen.

Wir haben Richtlinien, Regeln und technische Maßnahmen zur Informationssicherheit implementiert, um die personenbezogenen Daten, die wir unter unserer Kontrolle haben, vor folgenden Gefahren zu schützen:

• Unbefugtem Zugriff
• Missbrauch oder Offenlegung
• unbefugter Änderung
• rechtswidriger Vernichtung oder versehentlichem Verlust

Alle unsere Mitarbeiter und Datenverarbeiter (d. h. diejenigen, die Ihre personenbezogenen Daten in unserem Auftrag für die oben genannten Zwecke verarbeiten), die Zugang zu personenbezogenen Daten haben und mit deren Verarbeitung befasst sind, sind verpflichtet, die Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten zu wahren.

Für alle Dateiübertragungen verwenden wir verschlüsselte Dateiübertragungen und stellen sicher, dass alle Kundendaten mit einem Passwort oder über eine API auf einen SFTP-Server hochgeladen werden.

Für automatisierte Dateiübertragungen, die nach einem Zeitplan erfolgen, verwenden wir SFTP, wodurch wir nicht relevante personenbezogene Daten zum frühestmöglichen technischen Zeitpunkt entfernen können; wir speichern personenbezogene Daten, die einem bestimmten Zweck dienen, nur für maximal 2 Jahre.

Bei allen manuellen Übertragungen über unseren FTPS-Dienst löschen wir automatisch alle Kopien innerhalb von 7 Tagen von unseren Servern, wobei die Backups dieser FTPS-Dateien innerhalb von weiteren 2 Wochen gelöscht werden.

Sobald nicht relevante personenbezogene Daten aus den Datenübertragungsdateien entfernt wurden, werden wir die Dateien in einer Amazon Web Services-Umgebung verarbeiten, die ein hohes Maß an Datensicherheit bietet, einschließlich einer zweistufigen Verifizierungsanmeldung. Weitere Sicherheitsfunktionen finden Sie hier.

7. COOKIE-RICHTLINIE

1. COOKIES AUF UNSERER WEBSITE

Wir verwenden Techniken, um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern und die Website für jeden Besucher so interessant und relevant wie möglich zu gestalten.

2. WAS SIND COOKIES?

Wie die meisten Websites sendet totalmedia.co.uk kleine Textdateien (.txt), sogenannte „Cookies”, an Ihren Computer oder Ihr Gerät. Ein Cookie speichert ausgewählte Informationen basierend auf Ihrem Besuch auf unserer Website. Beispiele für Daten, die in Cookie-Dateien gespeichert werden, sind Informationen über Ihr Verhalten, darunter:

• Browsertyp
• Betriebssystem und Gerätetyp
• ungefährer Standort (z. B. London)
• Zugriffszeiten und -daten
• Adressen der verweisenden Websites

Diese Cookies bleiben entweder für die Dauer Ihrer Nutzung der Website bestehen oder können für einen begrenzten Zeitraum auf Ihrem Computer verbleiben, damit totalmedia.co.uk Sie bei Ihrer Rückkehr wiedererkennen kann.

Wir verwenden Cookies, um Ihnen einen einfacheren und individuelleren Service auf totalmedia.co.uk zu bieten und um zu verfolgen, wie Besucher totalmedia.co.uk nutzen.

3. SO KONTROLLIEREN ODER LÖSCHEN SIE COOKIES

Sie können Cookies auf totalmedia.co.uk oder jeder anderen Website ganz einfach über Ihren Browser blockieren oder löschen.

Sie können alle oder bestimmte Cookies ablehnen. Sie können Ihren Browser auch so konfigurieren, dass Sie benachrichtigt werden, wenn ein Cookie angeboten wird.

Sie können verhindern, dass unsere Website Tracking-Cookies auf Ihrem Computer oder Gerät setzt, indem Sie https://tools.google.com/dlpage/gaoptout aufrufen. Bitte beachten Sie jedoch, dass Sie bei Ablehnung von Cookies möglicherweise nicht das volle Potenzial von totalmedia.co.uk ausschöpfen können.

4. VON UNS VERWENDETE COOKIES

Cookies ermöglichen es uns, bestimmte Teile der Website an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Weitere Informationen zu den von uns verwendeten Cookies finden Sie in der folgenden Tabelle.

Liste der Cookies auf totalmedia.co.uk

Art der Cookies	Cookie-Namen	Beschreibung	Gespeicherte Daten	Ablauf
Google-Einstellungen	NID	Diese Cookies ermöglichen es unseren Websites, Informationen zu speichern, die das Verhalten oder Aussehen der Website verändern, wie beispielsweise Ihre bevorzugte Sprache oder die Region, in der Sie sich befinden.	Das NID-Cookie enthält eine eindeutige ID, mit der Google Ihre Einstellungen und andere Informationen wie Ihre bevorzugte Sprache (z. B. Englisch) speichert.	6 Monate
Google Analytics	_gid _ga _gac_ _gat 1P_JAR	Diese Cookies helfen unserer Website dabei, zu verstehen, wie unsere Besucher mit unseren Immobilien interagieren.	Die Cookies melden Nutzungsstatistiken der Website an Google, ohne einzelne Besucher persönlich zu identifizieren.	24 Stunden 2 Jahre 36 Tage 1 Minute 1 Woche

8. AUSKUNFTSRECHT

Sie haben in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten folgende Rechte:

• Ihr Recht auf Zugang.

Auf Ihre Anfrage hin bestätigen wir Ihnen, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, und stellen Ihnen in diesem Fall eine Kopie dieser personenbezogenen Daten zusammen mit allen relevanten Informationen zur Verfügung, die zur weiteren Klärung beitragen können (z. B. die Datenquelle: woher die Daten stammen, wenn sie nicht von Total Media stammen, und die Kontaktdaten dieser Quelle).

• Ihr Recht auf Berichtigung.

Wenn die personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, unrichtig oder unvollständig sind, haben Sie das Recht, diese berichtigen zu lassen. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben müssen, werden wir diese nach Möglichkeit über die Berichtigung informieren. Auf Ihre Anfrage hin teilen wir Ihnen, soweit dies möglich und rechtmäßig ist, auch mit, an wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben haben, damit Sie sich direkt an diese Personen wenden können.

• Ihr Recht auf Löschung.

Sie können uns unter bestimmten Umständen auffordern, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen oder zu entfernen, beispielsweise wenn wir sie nicht mehr benötigen oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen (sofern zutreffend). Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben haben, werden wir diese nach Möglichkeit über die Löschung informieren. Wenn Sie uns darum bitten und dies möglich und rechtmäßig ist, teilen wir Ihnen auch mit, an wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben haben, damit Sie sich direkt an diese Personen wenden können.

• Ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung.

Sie können uns unter bestimmten Umständen auffordern, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu „blockieren” oder zu unterbinden, beispielsweise wenn Sie die Richtigkeit dieser personenbezogenen Daten bestreiten oder der Verarbeitung durch uns widersprechen. Dies hindert uns jedoch nicht daran, Ihre personenbezogenen Daten zu speichern. Wir werden Sie informieren, bevor wir eine Einschränkung aufheben. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben haben, werden wir diese nach Möglichkeit über die Einschränkung informieren. Wenn Sie uns darum bitten und dies möglich und rechtmäßig ist, teilen wir Ihnen auch mit, an wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben haben, damit Sie sich direkt an diese Personen wenden können.

• Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sie haben unter bestimmten Umständen das Recht, die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und anderweitig wiederzuverwenden oder uns zu bitten, diese an einen Dritten Ihrer Wahl zu übertragen.

• Ihr Widerspruchsrecht.

Sie können uns auffordern, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzustellen, und wir werden dies tun, wenn wir:

• uns auf unsere eigenen oder die berechtigten Interessen anderer stützen, um Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende rechtliche Gründe für die Verarbeitung nachweisen.
• Ihre personenbezogenen Daten für Direktmarketing verarbeiten.
• Ihre personenbezogenen Daten für Forschungszwecke verarbeiten, es sei denn, diese Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt.

• Ihr Recht auf Widerruf der Einwilligung.

Wenn wir uns auf Ihre Einwilligung (oder ausdrückliche Einwilligung) als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stützen, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

• Ihr Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen.

Wenn Sie Bedenken hinsichtlich eines Aspekts unserer Datenschutzpraktiken haben, einschließlich der Art und Weise, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgegangen sind, können Sie dies dem britischen Information Commissioner’s Office (ICO) melden. Einzelheiten dazu finden Sie auf der Website des ICO unter https://ico.org.uk/concerns/ oder unter der Hotline-Nummer 0303 123 1113.

9. KONTAKTINFORMATIONEN

Kontakt zu Total Media

Wir hoffen, dass die folgenden Informationen alle Ihre Fragen beantworten. Falls nicht, wenden Sie sich bitte an uns unter datapolicyteam@totalmedia.co.uk

Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail-Adresse nur so lange gespeichert wird, wie wir Ihre Anfrage bearbeiten.

Total Media ist beim britischen Information Commissioner’s Office unter der Registrierungsnummer ZA262621 registriert.

Kontakt zur Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Daten nicht korrekt behandelt wurden, oder wenn Sie mit unserer Antwort auf Ihre Anfragen bezüglich der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten unzufrieden sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde beim Information Commissioner’s Office einzureichen.

Sie können sich unter der Telefonnummer 0303 123 1113 an die Behörde wenden.

Oder besuchen Sie die Websitewww.ico.org.uk/concerns (öffnet in einem neuen Fenster; bitte beachten Sie, dass wir keine Verantwortung für den Inhalt externer Websites übernehmen können).

Wenn Sie außerhalb des Vereinigten Königreichs ansässig sind, haben Sie das Recht, Ihre Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde Ihres Wohnsitzlandes einzureichen.